Toda empresa em algum momento de sua existência passa por discussões sobre este tema. Todos querem controle total de todos os processos, porém existem dificuldades técnicas e financeiras. Um controle total de processos, principalmente em empresas de prestação de serviços impacta em custos altos e excesso de burocracia.
Hoje em dia a tecnologia tem sido um excelente aliado para melhoria de controles com redução de custos. Na indústria é muito clara a evolução do controle de processos através de tecnologia. Por se tratar de processos repetitivos e contínuos, cada vez mais vemos fábricas mais automatizadas e entregando um controle de qualidade bastante elevado.
Em se tratando de empresas de serviços, onde os processos não são tão repetitivos em alguns setores, existem vários mecanismos para controle, sistemas tipo ERP, sistemas de BI (business intelligence), e várias metodologias de controle de qualidade, entre elas: six sigma, lean production, sistema de gestão da qualidade, auditorias, processos de quality assurance, metodologia PMBOK, WCM (world class manufacturing), certificações ISO, dentre outros.
Porém, empresas pequenas e médias, principalmente de prestação de serviços, o custo de implantação destes sistemas se torna oneroso, pois são necessários mais funcionários para gestão da qualidade, além de formalização de vários processos que às vezes implica em burocracia. Porém a burocracia em empresas pequenas e médias tira um grande diferencial deste tipo de empresa, que seria a capacidade de inovação e dar respostas rápidas às demandas de mercado. Tanto que os processos de controles de startups, com metodologias do tipo ágil, como o scrum por exemplo, onde a prioridade é a execução e os “ajustes” são feitos durante a execução do processo.
Mesmo empresas gigantes tem esta dificuldade. Temos vários casos de empresas muito grandes, com processos de controle implementados e auditoria externa e mesmo assim problemas acontecem. O caso mais recente é o de uma grande varejista que está tendo um impacto muito grande no mercado como um todo.
Por ser um texto curto, o principal ponto aqui é fomentar esta análise muito importante nas empresas. Controles são extremamente necessários, porém eles precisam ser viáveis do ponto de vista financeiro e não causar excesso de burocracia que “engessará” a empresa.
Todas as decisões devem ser analisadas do ponto de vista do custo x benefício. O foco tem que ser nos processos que geram valor para a empresa sempre.
